Digitalisierung,
die im Betrieb ankommt.
Prozesse, KI und Auftritt für inhabergeführte Betriebe.
Erst im eigenen Betrieb gemacht. Dann beraten.
20-Minuten-Gespräch anfragen oder direkt anrufen: 0171 3729508
Erst gemacht. Dann beraten.
Jeder Ablauf, den ich anbiete, läuft zuerst im eigenen Betrieb: im Dechbettener Hof in Regensburg, den meine Familie seit 1919 in vierter Generation führt. Vier Beispiele:
Speisekartenwerkstatt — Dechbettener Hof
Ein Werkzeug, das an Kassensystem und Website hängt. Angebote, Laufzettel, Menü- und Speisekarten entstehen automatisch aus denselben Daten — statt jedes Dokument einzeln zu setzen und Preise dreimal zu pflegen.
Statt 20 Minuten je Karte heute 4.
16 Karten pro Woche mal 16 eingesparte Minuten je Karte ergibt 256 Minuten, also rund vier Stunden pro Woche.
Anfrage-Webtool für Firmenveranstaltungen
Eine Eingabemaske statt E-Mail-Verkehr: Termin, Personenzahl, Anlass, Raum und Verpflegung. Dahinter liegen die Standards des Hauses — Pauschalen, Fristen, Mindestmengen. Jede Anfrage kommt vollständig an und ist mit der nächsten vergleichbar.
Mindestens 20 Minuten weniger je Anfrage.
Neun Anfragen im Monat mal 20 Minuten ergibt drei Stunden — und zwar auf jeder Seite: beim Kunden, der seine Anfrage einmal vollständig stellt, und im Betrieb, der nicht mehr nachfragen muss.
Firmenkunde aus der Finanzdienstleistung, mehrere Standorte, Veranstaltungen im Dechbettener Hof.
Persönlicher Assistent — Dechbettener Hof
Läuft auf einem Server im Haus, erreichbar über Telegram. Er wertet die Zahlen des laufenden Betriebs aus und schlägt Verbesserungen vor, sortiert das Postfach und schreibt Antwortentwürfe, führt den Kalender, erinnert an Fristen und rechnet Kalkulationen vor.
6,5 Stunden pro Woche.
Selbst gemessen, über alle genannten Aufgaben zusammen — vor allem Auswertungen, die vorher von Hand aus mehreren Quellen zusammengetragen wurden.
Dechbettener Hof. Sprachmodell auf eigenem Server, angebunden an Postfach, Kalender und Betriebszahlen.
Hundepension am Bergershof, Rettenbach
Ein Betrieb mit amtlicher Zulassung, aber ohne Auffindbarkeit im Netz. Entstanden sind ein Internetauftritt, Flyer und Visitenkarte sowie das Google-Unternehmensprofil — ohne Cookie-Banner und ohne fremde Skripte.
Domain, Hosting und Google-Profil laufen auf den Namen der Inhaberin, in ihren eigenen Konten. Abgeschlossener Auftrag mit fester Lieferung und Übergabe.
„Es war nicht einfach ein Kauf, bei dem man eine Homepage bekommt und damit ist die Sache beendet. Florian hat aus der Praxis beraten und Vorschläge gemacht. Gerade am Anfang ist das viel wert — jemand, der selbst einen Betrieb führt und von außen sieht, worauf man achten muss.“
Tanja Piendl, Hundepension am Bergershof
Was ein Umbau in Ihrem Haus bringt, steht am Anfang nicht fest. Die Ausgangszahl wird in Woche 1 gemeinsam erhoben, und am Ende steht sie noch einmal daneben.
Woran es meistens hängt
Anfragen versanden zwischen Postfach, Telefon und Notizzettel. In der Angebotsmappe fehlt die Hälfte der Angaben, und niemand merkt es vor dem Rückruf. Alles, was aufwendiger ist als der Alltag, hängt an einer Person — meistens an der, die ohnehin keine Zeit hat.
Das ist kein Technikproblem. Es ist ein Ablauf, der nie zu Ende gedacht wurde, weil im laufenden Betrieb niemand dazu kommt.
Der Automationssprint
Ein Prozess. Vier Wochen. Eine Zahl am Ende.
Ein Engpass im Betrieb, in vier Wochen umgebaut und produktiv genommen. Zum Festpreis, vorab vereinbart, mit klar benannter Leistungsgrenze.
- Woche 1 Prozessaufnahme Ausgangslage dokumentiert, Kennzahl festgelegt, Projektrahmen schriftlich
- Woche 2 Umsetzung und Einweisung Der neue Ablauf läuft, das Team ist eingewiesen
- Woche 3 und 4 Produktiver Betrieb Tägliche Nutzung, Messung, kontrollierte Anpassungen
- Ende Woche 4 Abschluss Vorher-Nachher-Vergleich, Handlungsempfehlung, Entscheidung über Betreuung
Im Festpreis enthalten
- ein Prozess, eine Hauptdatenquelle, ein definiertes Ergebnis
- Einweisung des Teams
- Messung einer vorab vereinbarten Kennzahl
- Abschlussdokumentation
- alle Konten und Zugänge auf Ihren Namen
Meistens verbinde ich Werkzeuge, die Sie schon haben — Kasse, Postfach, Tabellen. Manchmal ist das Beste ein eigenes kleines Werkzeug, zugeschnitten auf einen Ablauf: die beiden oben sind genau das. Was am Ende steht, gehört Ihnen — Zugänge, Daten, Dateien. Ich übergebe es, statt es dauerhaft für Sie zu betreiben, und nichts verlässt das Haus ohne Ihre Freigabe.
Größere Vorhaben — eine ganze Systemlandschaft, die Übernahme von Daten aus einem Altsystem — passen nicht in vier Wochen. Fragen Sie trotzdem: dann schauen wir, ob sich der Aufwand rechnet und was ein sinnvoller erster Schritt wäre.
Womit die meisten anfangen
- Veranstaltungsanfragen aus dem Postfach erfassen und priorisieren
- fehlende Angaben in Anfragen erkennen, bevor der Rückruf nötig wird
- Angebotsinformationen an einer Stelle strukturieren
- Gästefeedback und Bewertungen thematisch auswerten
- wiederkehrende Berichte für die Betriebsleitung erstellen
- Arbeitsanweisungen aus Besprechungsnotizen erzeugen
- Rechnungseingänge vorsortieren
- Nachfassen bei offenen Angeboten
- Anweisungen und Rückmeldungen für Personal ohne Bürozugang, mehrsprachig
Der persönliche KI-Assistent
Rund um die Uhr erreichbar — über WhatsApp oder Telegram, ohne neue App und ohne neues Passwort. Auf Wunsch mit Sprachmodell auf einem Server in Ihrem Haus.
Der am häufigsten nachgefragte Ausbau. Er antwortet dort, wo Sie ohnehin den ganzen Tag hinschauen — und arbeitet dabei mit dem, was in Ihrem Haus schon vorhanden ist.
Er liest
- Postfach
- Kalender
- Kassen- und Betriebszahlen
- Preislisten und Pauschalen
- Abläufe, Verträge, Textbausteine
Er arbeitet
- sortiert und ordnet ein
- rechnet und wertet aus
- entwirft Texte und Angebote
- erinnert und fasst nach
Sie entscheiden
- Vorschlag kommt per WhatsApp oder Telegram
- Sie lesen, ändern, geben frei
- ohne Ihr Ja geht nichts raus
- sortiert den Posteingang und legt vor, was wirklich eine Antwort braucht
- schreibt Antwortentwürfe in Ihrem Ton
- bereitet Angebote aus den Standards des Hauses vor
- beantwortet Fragen zu Preisen, Abläufen und Verfügbarkeiten aus Ihren eigenen Unterlagen
- wertet Ihre Betriebszahlen aus und schlägt vor, wo sich ein genauerer Blick lohnt
- rechnet Kalkulationen vor — für eine Karte, ein Paket, eine Veranstaltung
- führt den Kalender und erinnert an Fristen und ans Nachfassen
Er arbeitet auch mit Dateien: fasst lange PDFs zusammen, wertet Excel-Tabellen aus, baut daraus eine Präsentation, wenn Sie eine brauchen. Für Aufgaben, die regelmäßig anfallen, lassen sich eigene Helfer einrichten — einer, der Texte in Ihrem Ton schreibt, einer für Grafiken, einer, der einen Vorgang von Anfang bis Ende vorbereitet.
Zwei Bauformen — und was „lokal“ wirklich heißt
Beide Varianten arbeiten mit Diensten, die Sie schon nutzen: Ihrem Postfach, Ihrem Kalender, Ihrem Messenger. Was sich unterscheidet, ist der Ort, an dem das Sprachmodell rechnet.
- In der Cloud, auf Ihren Konten. Schnell eingerichtet, keine eigene Hardware, überschaubare laufende Kosten. Inhalte werden zur Verarbeitung an den KI-Anbieter übertragen — mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Training auf Ihren Daten.
- Auf einem Server im Haus, mit eigenem Sprachmodell. Die Inhalte werden im Haus verarbeitet und gehen nicht an einen KI-Anbieter. Postfach, Kalender und Messenger bleiben dort, wo sie heute liegen — wer auch die auf eigene Server holen will, braucht ein eigenes Projekt. Aufwendiger in Anschaffung und Betrieb. Ich richte ein und weise ein; den laufenden Betrieb übernehmen Sie oder Ihr IT-Partner.
Welche Daten welchen Weg nehmen, halten wir vor Projektbeginn schriftlich fest — einschließlich der Verträge, die dafür nötig sind. Weil der Assistent auf mehrere Quellen gleichzeitig zugreift, wird er eigens zugeschnitten; was er können soll, klärt sich erfahrungsgemäß am besten, wenn ein erster Ablauf bereits läuft.
Auftritt
Für Betriebe, die online auffindbar sein müssen und keine Agentur mit Monatsvertrag wollen: eine schlanke Seite, ein sauberes Google-Unternehmensprofil, die passenden Drucksachen. Ein Auftrag mit Anfang und Ende, Übergabe aller Zugänge inklusive.
Keine laufende Inhaltspflege, kein Social Media, keine Shops oder Buchungssysteme. Ohne Cookie-Banner und ohne fremde Skripte — Domain, Hosting und Google-Profil laufen auf Ihren Namen und in Ihrem Konto.
Wer das macht
Florian Mascarello. 25 Jahre Gastronomie, Hotellerie und Veranstaltungsgeschäft, davon der größte Teil in der Leitung des Dechbettener Hofs in Regensburg — Hotel, Restaurant und Veranstaltungshaus, seit 1919 im Familien- besitz, seit 2013 unter meiner Führung. Bis 2024 Vorsitzender des DEHOGA-Kreisverbands Regensburg. Ausgebildet an der Hotelfachschule Passugg (dipl. Hôtelier-Restaurateur HF) und an der University of Delaware (Bachelor of Science am Alfred Lerner College of Business and Economics).
Ich beschäftige mich seit Langem mit KI und Automatisierung — alles zuerst im eigenen Betrieb getestet. Ich analysiere Abläufe, baue um, messe die Ergebnisse. Technologieoffen, nicht technikverliebt: immer an dem orientiert, was sich in der Praxis einspart.
Häufige Fragen
Für welche Betriebe eignet sich die Zusammenarbeit?
Der Schwerpunkt liegt auf inhabergeführten Hotels, Restaurants, Caterern und Veranstaltungshäusern — dort kenne ich die Abläufe aus eigener Erfahrung und brauche keine lange Einarbeitung. Außerhalb des Gastgewerbes arbeite ich ebenfalls, wenn der Ablauf vergleichbar ist: Anfrage kommt herein, Angebot geht hinaus, Termin, Ausführung, Rechnung. Das trifft auf viele Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe zu.
Die Größe ist selten das Problem, die Struktur schon: Es sollte jemanden geben, der entscheiden darf, und einen Ablauf, der sich wiederholt. Ob das passt, sehen wir in zwanzig Minuten am Telefon.
Was kostet ein Automationssprint?
Der Sprint ist ein Festpreis, kein Stundenhonorar. Die Zahl steht nach dem ersten Gespräch fest, in dem wir den Prozess und die Leistungsgrenze festlegen — schriftlich, vor Projektbeginn, ohne Nachträge für das, was darin vereinbart ist. Was der Sprint kostet, hängt davon ab, wie viele Quellen beteiligt sind und wie sauber die Ausgangsdaten sind.
Getrennt davon laufen Lizenz- und Nutzungskosten der eingesetzten Dienste — etwa ein KI-Zugang oder ein Zusatzmodul Ihrer Kasse. Die laufen auf Ihre eigenen Konten, ich weise sie vorher aus und schlage sie nicht auf.
Muss ich meine vorhandenen Programme ersetzen?
Nein. Kasse, Postfach, Kalender, Warenwirtschaft und Tabellen bleiben, wie sie sind. Ein Sprint setzt genau dort an, wo zwischen diesen Programmen von Hand übertragen, abgetippt oder nachgefragt wird.
Ein Systemwechsel ist eine eigene Entscheidung mit eigenen Kosten und eigenem Risiko. Wenn ich den Eindruck habe, dass Ihr eigentliches Problem ein veraltetes System ist, sage ich Ihnen das — statt drumherum zu automatisieren.
Ist der persönliche KI-Assistent im Sprint enthalten?
Nein, das sind zwei verschiedene Dinge. Ein Sprint nimmt sich einen Ablauf vor und räumt ihn auf. Der Assistent greift auf mehrere Quellen gleichzeitig zu und wird auf Ihr Haus zugeschnitten — er braucht deshalb eigenen Umfang und eigene Laufzeit.
Beides ist unabhängig voneinander möglich. Meine Empfehlung ist trotzdem, mit einem Ablauf anzufangen: Danach wissen Sie aus eigener Anschauung, was der Assistent können muss — und das ist am Ende billiger, als es vorher zu erraten.
Was passiert nach den vier Wochen?
Sie bekommen den laufenden Ablauf, alle Zugänge auf Ihren Namen, eine kurze Dokumentation und den Vorher-Nachher-Vergleich. Damit können Sie ohne mich weiterarbeiten — das ist der Sinn der Sache. Konten und Daten haben von Anfang an Ihnen gehört.
Wenn Sie möchten, gibt es eine Betreuung: ein Funktionscheck im Monat und eine halbe Stunde für kleine Anpassungen, Rückmeldung innerhalb von drei Werktagen. Was darüber hinausgeht, ist ein eigener kleiner Auftrag. Eine Störungsbereitschaft rund um die Uhr biete ich nicht an — dafür bin ich der Falsche, und ich sage das lieber vorher als hinterher.
Erfährt jemand von unserer Zusammenarbeit?
Nur, wenn Sie das wollen. Was ich in Ihrem Betrieb sehe — Zahlen, Abläufe, offene Baustellen — bleibt bei mir. Eine Nennung als Referenz frage ich vorher und schriftlich; ohne Ihr Ja steht hier nichts.
Wie Sie die Zusammenarbeit im Haus darstellen, entscheiden Sie. Manche stellen mich dem Team vor, weil es die Einweisung einfacher macht. Andere wollen erst ein Ergebnis sehen. Beides geht.
Welche Unternehmensdaten werden an externe Dienste übertragen?
Das hängt von der Bauform ab. In der Cloud-Variante werden die Inhalte, die der Assistent verarbeitet, an den KI-Anbieter übertragen — mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Training auf Ihren Daten. Läuft das Sprachmodell auf einem Server in Ihrem Haus, bleiben diese Inhalte im Haus.
In beiden Fällen liegen Postfach, Kalender und Messenger weiterhin dort, wo sie heute liegen. Welche Daten welchen Weg nehmen, halten wir vor Projektbeginn schriftlich fest. Ausführlicher steht das oben bei den beiden Bauformen.
Sprechen wir darüber
Zwanzig Minuten am Telefon reichen, um zu klären, ob sich ein Sprint bei Ihnen lohnt. Wenn nicht, sage ich das.
0171 3729508
florian@mascarello.de
Mit * gekennzeichnete Felder brauche ich, alles andere ist freiwillig.
